Wersja archiwalna 2019-04-18 16:33:31
Sochaczew, dnia 15 kwietnia 2019 roku
Wykonawcy wg rozdzielnika
Zapytanie ofertowe – zaproszenie do składania ofert
„Przeprowadzenie historycznych imprez plenerowych w 2019 roku
w ramach Sochaczewskiego Powiatowego Budżetu Obywatelskiego”
sygn. postępowania: ZP.272.PU.08.2019
Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest poza ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 roku, poz.1986 z późn. zm.) – wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 30.000 EURO (art.4 pkt.8 ustawy).
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym postępowaniu zastosowanie będą miały przepisy ustawy dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 2018 roku, poz.1025 z późn. zm.).
1. Zamawiający:
Powiat Sochaczewski, reprezentowany przez Zarząd Powiatu w Sochaczewie
ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 65
96 – 500 Sochaczew
Tel.: (46) 864 – 18 – 40
Faks: (46) 864 – 18 – 71
https://sochaczew-powiat.bip.org.pl/
2. Określenie przedmiotu zamówienia:
Przeprowadzenie 4 historycznych imprez plenerowych w 2019 roku w 2019 roku w ramach Sochaczewskiego Powiatowego Budżetu Obywatelskiego – w ramach zwycięskiego projektu pod tytułem „Średniowieczne korzenie Powiatu Sochaczewskiego”.
Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie 4 historycznych imprez plenerowych w 2019 roku w 2019 roku w ramach Sochaczewskiego Powiatowego Budżetu Obywatelskiego, nie podlegających przepisom ustawy o bezpieczeństwie imprez masowych – w ramach zwycięskiego projektu pod tytułem „Średniowieczne korzenie Powiatu Sochaczewskiego”.
Przedmiot zamówienia będzie realizowany w siedzibach: Gminnego Ośrodka Kultury w Młodzieszynie, gminnego Ośrodka Kultury w Nowej Suchej, w Urzędzie Gminy w Brochowie oraz impreza zwieńczająca cykl na terenie Zamku Książąt Mazowieckich w Sochaczewie – w ramach udzielonych zgód przez osoby zarządzające poszczególnymi placówkami / obiektami. Miejsca na terenie poszczególnych gmin mogą w sytuacjach losowych ulec zmianie, o czym Wykonawca zostanie z odpowiednim wyprzedzeniem powiadomiony przez Zamawiającego.
Szczegółowy zakres imprezy plenerowej wynika z treści zwycięskiego wniosku w ramach PBO (załącznik do zapytania ofertowego). W ramach 3 pokazów na terenie gmin: Brochów, Nowa Sucha oraz Młodzieszyn, Wykonawca zobowiązany jest przeprowadzić minimum pokazy rycerskie (walki rycerskie i pokazy artyleryjskie). Czas pokazu – minimum 3 godziny każdy. Impreza zwieńczająca na terenie Zamku Książąt Mazowieckich w Sochaczewie obejmować będzie 1 weekend (piątkowe popołudnie, sobota i niedziela) – w łącznym wymiarze nie mniejszym, niż 15 godzin. W ramach imprezy należy przewidzieć minimum turniej miecza i tarczy, turniej walk grupowych (bohurt), turniej konny, pokaz artyleryjski, przemarsz rycerski z rynku w Sochaczewie na zamek, wioskę rzemieślników, pokaz alchemiczny oraz sokolniczy.
Wykonawca zobowiązany jest zaangażować do udziału w cyklu imprez lokalne grupy rekonstrukcyjne specjalizujące się w okresie średniowiecza (z terenu Sochaczewa i okolic – tj. Mazowsze / Łódzkie).
Wykonawca w ramach realizacji zamówienia powinien zapewnić:
nagłośnienie i oświetlenie oraz pełną obsługę techniczną;
profesjonalnego konferansjera: osoby prowadzącej imprezę, przeprowadzającej konkursy, opowiadającej anegdoty o regionie, występujących zespołach rekonstrukcyjnych, itp.;
prowadzenie zabaw animacyjnych dla dzieci (konkursy i zabawy + stanowiska animacyjne – m. in. malowanie twarzy, chodzenie na szczudłach, robienie wyrobów garncarskich lub prostych prac domowych z epoki średniowiecza, itp.), przez animatorów, przebranych w kostiumy z epoki;
przygotowanie i opracowanie konkursu dla rodzin i dzieci, z drobnymi upominkami;
zaplecze sanitarne (toalety przenośne min. 2 szt.), w przypadku, gdy impreza odbywać się będzie w odległości dalszej, niż 200 metrów od ogólnodostępnych toalet i zapewnić osoby sprzątające teren imprezy i tereny przyległe zanieczyszczone w jej wyniku;
obsługę fotograficzną, obejmująca również nieodpłatne udostępnienie powstałych w oku imprez materiałów na rzecz Zamawiającego z możliwością ich publikacji na stronie internetowej Zamawiającego oraz w prasie lokalnej w ramach promocji imprez.
W ramach realizacji usługi Wykonawca zobowiązuje się do:
utrzymania stałego porządku podczas imprezy na całym wyznaczonym obszarze, w tym zabezpieczenie pojemników / worków na śmieci i ich bieżącego opróżniania,
wykonania wszelkich prac porządkowych w obrębie miejsca realizacji zadania po jego zakończeniu;
ubezpieczenia NW i OC – Wykonawca przedkłada dokumenty dot. ubezpieczenia NW Zamawiającemu przed rozpoczęciem imprez (dokumenty dostarczone do wglądu Zamawiającemu najpóźniej na dzień przed terminem organizacji poszczególnych imprez);
zapewnienie niezbędnych dokumentów oraz zezwoleń koniecznych do przeprowadzenia imprezy (dokumenty dostarczone do wglądu Zamawiającemu najpóźniej na dzień przed terminem organizacji poszczególnych imprez);
zapewnienie punktu medycznego w trakcie imprezy, w widocznym i dostępnym miejscu imprezy, obsługiwanego przez ratownika medycznego,
wskazania koordynatora ze strony Wykonawcy wraz z numerem telefonu i adresem e-mail.
Zapłata za realizację zamówienia będzie odbywać się na podstawie 2 faktur – obejmujących cykl 3 imprez w gminach (1 faktura) oraz po imprezie zwieńczającej cykl w Sochaczewie (2 faktura) i zostanie dokonana bezgotówkowo przelewem bankowym na rachunek Wykonawcy w terminie do 21 dni od dnia doręczenia faktury VAT wystawionej Zamawiającemu.
Wykonawca jest zobowiązany do wskazania w ofercie części zamówienia (zakresu), których wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom.
Wykonawcom nie przysługują środki ochrony prawnej przewidziane przepisami ustawy PZP.
3. Termin wykonania zamówienia:
Wykonawca obowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia sukcesywnie od maja do sierpnia 2019 roku. Imprezy w Brochowie, Nowej Suchej i Młodzieszynie odbywać się będą w weekendy w maju, czerwcu i lipcu (po 1 imprezie w każdym miesiącu – szczegółowy termin do uzgodnienia pomiędzy Wykonawcą, Zamawiającym i podmiotem udostępniającym placówkę / obiekt) oraz impreza wieńcząca cykl na Zamku Książąt Mazowieckich w Sochaczewie w weekend sierpniowy (szczegółowy termin do uzgodnienia pomiędzy Wykonawcą, Zamawiającym i podmiotem udostępniającym placówkę / obiekt).
4. Sposób uzyskania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia i pobrania dokumentacji:
Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać osobiście w siedzibie Zamawiającego – Starostwo Powiatowe w Sochaczewie, ul. M. J. Piłsudskiego 65, 96 – 500 Sochaczew lub telefonicznie pod numerem tel. (46) 864 – 18 – 45 lub 864 – 18 – 27. Pracownikami uprawnionymi do kontaktów z Wykonawcami są: Pan Ireneusz Góralczyk (sprawy formalno – prawne) oraz Pani Wioletta Fortuna (sprawy merytoryczne). Dopuszcza się kontakt poprzez pocztę elektroniczną na adres: przetargi@powiatsochaczew.pl.
Zaproszenie do składania ofert, wraz z formularzem ofertowym, załącznikami, projektem umowy można pobrać w siedzibie Zamawiającego lub ze strony internetowej BIP Starostwa Powiatowego w Sochaczewie https://sochaczew-powiat.bip.org.pl/.
5. Opis wymagań stawianych Wykonawcy:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania;
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
posiadają wiedzę i doświadczenie, a także posiadają kadrę zdolną do realizacji przedmiotu zamówienia,
posiadają co najmniej 2 – letnie doświadczenie w prowadzeniu plenerowych imprez rekonstrukcyjnych obejmujących okres średniowiecza i na tę okoliczność posiadają referencje o przeprowadzeniu co najmniej 1 tego rodzaju imprezy plenerowej,
wykonają usługę na własny koszt i ryzyko;
zapewnią realizację zamówienia bez zaliczkowania w okresie realizacji umowy;
zapewnią minimum 21 – dniowy termin płatności po wykonaniu usługi;
nie byli skazani za przestępstwa popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego.
Zawartość oferty:
Oferta powinna zawierać następujące dokumenty:
wypełniony formularz ofertowy – załącznik Nr 1,
kserokopię zaświadczenia z właściwego rejestru, uprawniającego Wykonawcę do występowania w obrocie prawnym (ewidencja działalności gospodarczej lub KRS),
oświadczenie o niekaralności – załącznik Nr 2,
kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie uprawnień przez lektorów,
dokument potwierdzający minimum 2 – letnie doświadczenie w prowadzeniu plenerowych imprez rekonstrukcyjnych obejmujących okres średniowiecza i na tę okoliczność posiadają referencje o przeprowadzeniu co najmniej 1 tego rodzaju imprezy plenerowej,
parafowany projekt umowy – załącznik Nr 3,
skrócony program imprezy oferowanej przez Wykonawcę.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do:
wezwania Wykonawców w celu uzupełnienia braków w ofercie lub złożenia wyjaśnień do treści oferty;
negocjacji w sytuacji, gdy zostanie złożona jedna oferta, która będzie przekraczać założenia budżetowe przewidziane na realizację zamówienia;
przeprowadzenia rozmów z wybranym Wykonawcą celem odpowiedniego uszczegółowienia warunków realizacji zamówienia.
Kryteria wyboru:
Zamawiający będzie się kierował kryterium najniższej zaoferowanej ceny brutto za wynagrodzenia Wykonawcy za przedmiot zamówienia – łączna cena za przeprowadzenie cyklu imprez plenerowych w zakresie ujętym zapytaniem ofertowym, podana w formularzu ofertowym.
Kryteria cenowe:
Wynagrodzenie Wykonawcy za realizację usługi (całość) – 100 %
Cena ofertowa podana przez Wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji.
8. Opis sposobu wyboru najkorzystniejszej oferty:
Zamawiający za najkorzystniejszą ofertę uzna tę, która spełnia wszystkie postawione wymagania udziału w postępowaniu oraz posiada najniższą cenę, zgodnie z kryteriami określonymi w rozdziale 7 zapytania ofertowego.
Oferty Wykonawców zostaną przez Zamawiającego poszeregowane zgodnie z zaproponowanymi cenami – od najtańszej (najkorzystniejszej) do najdroższej.
Jeżeli Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana, uchyli się od wykonania zadania, Zamawiający wybierze ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania kolejnej ich oceny lub unieważni postępowanie i przeprowadzi nowe.
Forma, miejsce i termin złożenia i otwarcia ofert:
Ofertę należy sporządzić w języku polskim.
Ofertę należy złożyć w zaklejonej kopercie w terminie do dnia 25 kwietnia 2019 roku do godz.12.00 w siedzibie Zamawiającego w Biurze Podawczym (parter budynku Starostwa Powiatowego) – osobiście lub dostarczyć za pośrednictwem poczty lub firmy kurierskiej. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego dnia 25 kwietnia 2019 roku o godz.12.30 w pokoju Nr 217 (Mała Sala Konferencyjna).
Na kopercie należy umieścić nazwę (firmę) i adres Wykonawcy, nazwę i adres Zamawiającego oraz napis: „Przeprowadzenie historycznych imprez plenerowych w 2019 roku w ramach Sochaczewskiego Powiatowego Budżetu Obywatelskiego. Nie otwierać przed dniem 25 kwietnia 2019 roku przed godziną 12.30”.
W przypadku ofert dostarczonych pocztą lub poprzez kuriera za dzień wpływu uznaje się dzień dostarczenia oferty do Zamawiającego.
Zamawiający dopuszcza złożenie oferty w formie elektronicznej (jeżeli Wykonawca nie będzie załączał próbek) i przesłanie jej wraz z załącznikami (zeskanowane dokumenty w plikach .pdf – dokumenty powinny być wcześniej wydrukowane, podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji Wykonawcy oraz opieczętowane) na adres: przetargi@powiatsochaczew.pl lub igoralczyk@powiatsochaczew.pl. Termin doręczenia oferty upływa w dniu 25 kwietnia 2019 roku o godz.12.00. Zamawiający informuje, że nie dysponuje narzędziami, które uniemożliwiłyby zapoznania się z treścią oferty złożonymi w powyższy sposób przed datą składania ofert, a w związku z tym informuje, by je składać za elektronicznym zwrotnym potwierdzeniem odbioru, co pozwoli zweryfikować Wykonawcy datę zapoznania się przez Zamawiającego ze złożoną ofertą, co zapewni nienaruszenie zasad uczciwej konkurencji.
Po upływie tego terminu Zamawiający zapozna się ze złożonymi ofertami i dokona ich oceny.
Oferta otrzymana przez Zamawiającego po ww. terminie nie będzie podlegała ocenie.
11. Sytuacje dopuszczające unieważnienie postępowania.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego zapytania. W takim przypadku Wykonawcom, którzy złożyli oferty nie przysługuje roszczenie o zwrot kosztów uczestnictwa w zapytaniu, w tym kosztów przygotowania oferty.
Zamawiający unieważni prowadzone postępowanie o udzielenie zamówienia w następujących przypadkach:
nie złożono żadnej oferty spełniającej wymagania udziału postępowaniu,
wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
koszt realizacji dostawy jest wyższy, niż suma środków przeznaczona na zrealizowanie zamówienia.
12. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty:
Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zawierająca: nazwę (firmę), siedzibę, adres Wykonawcy i cenę usługi, którego ofertę wybrano zostanie przekazana Wykonawcy odrębnym pismem, po przeprowadzeniu procedury weryfikacyjnej, a jeżeli zajdzie potrzeba uzyskania wyjaśnień lub uzupełnienia dokumentów – nastąpi to po uzyskaniu wyjaśnień lub uzupełnienie dokumentów przez Wykonawców. Zamawiający nie przewiduje procedur odwoławczych.
Zamawiający odrzuci oferty
rażąco niezgodne z treścią zapytania ofertowego, których nie można poprawić w
toku udzielenia wyjaśnień i uzupełnienia dokumentów.
W terminie do 14
dni od daty powiadomienia o wyborze oferty wybranemu Wykonawcy zostanie zlecona
realizacja dostawy przedmiotu zamówienia w terminie określonym w zapytaniu – na
podstawie podpisanej z Wykonawcą umowy (wg wzoru – z załącznika).
Sochaczew, dnia 15 kwietnia 2019 roku
W imieniu Zamawiającego - Zarządu Powiatu w Sochaczewie
Tadeusz Głuchowski /-/
Wicestarosta Sochaczewski
w/z Starosty
drukuj
Informacje o dokumencie:
- Informację wprowawdził(a) do BIP: Góralczyk Ireneusz
- Data udostępnienia w BIP: 2019-04-18
- Informacja zaktualizowana przez: Góralczyk Ireneusz
- Data ostatniej aktualizacji: 2019-04-18 16:33:31
- Liczba odsłon: 1028
- wróć do wersji akturalnej
- Historia dokumentu:
