Starostwo Powiatowe w Sochaczewie

Sochaczew, dnia 4 grudnia 2017 roku

Wykonawcy wg rozdzielnika

Zapytanie ofertowe – zaproszenie do składania ofert: „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Sochaczewie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych w 2018 roku”

sygn. postępowania: ZP.272.PU.18.2017

Starosta Sochaczewski zaprasza wszystkich zainteresowanych do składania ofert w postępowaniu na wybór Wykonawcy w zakresie świadczenia usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Sochaczewie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych w 2018 roku.

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest poza ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest poza ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 roku, poz.1579) – wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 30.000 EURO (art.4 pkt.8 ustawy).

W sprawach nieuregulowanych w niniejszym postępowaniu zastosowanie będą miały przepisy ustawy dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 2017 roku, poz.459 z późn. zm.). oraz przepisy ustawy z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 roku, poz.1481 z późn. zm.).

I. Zamawiający:

Starostwo Powiatowe w Sochaczewie, reprezentowane przez Starostę Sochaczewskiego

ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 65

96 – 500 Sochaczew

Tel.: (46) 864 – 18 – 40                  

Faks: (46) 864 – 18 – 71

https://sochaczew-powiat.bip.org.pl/

II. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest „Świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na rzecz Starostwa Powiatowego w Sochaczewie w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania do każdego miejsca w kraju i za granicą przesyłek listowych i paczek pocztowych”

2. CPV: 64.11.00.00-0, 64.11.20.00-4, 64.11.30.00-1, 64.12.00.00-3.

3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty częściowej.

4. Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia całości lub części zamówienia podwykonawcom.

5. Rozliczenia z tytułu wykonania umowy dokonywane będą po zakończeniu każdego miesiąca kalendarzowego na podstawie dokumentów rozliczeniowych w terminie 21 dni od daty ich wpływu do siedziby Zamawiającego.

6. Szczegółowy zakres zamówienia został zawarty w formularzu cenowym (załącznik nr 2 do zapytania).

7. Przedmiot zamówienia winien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, w szczególności w ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 roku, poz.1481 z późn. zm.) i przepisach wykonawczych.

8. Przez usługi pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

1) przesyłki listowe:

1. zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym,

2. zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym,

3. polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłka listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem, w obrocie krajowym i zagranicznym,

4. polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczaną i doręczaną w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym,

5. polecone ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

6. polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,

7. z deklarowaną zawartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę.

2) paczki pocztowe:

1. ekonomiczne – paczki rejestrowane nie będące paczkami najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym,

2. priorytetowe – paczki rejestrowane najszybszej kategorii, w obrocie krajowym i zagranicznym,

3. z deklarowaną zawartością – przesyłki rejestrowane nie będące przesyłkami najszybszej kategorii z deklarowaną wartością,

4. ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – paczki rejestrowane ekonomiczne i priorytetowe przyjęte za potwierdzeniem nadania i doręczone za pokwitowaniem odbioru.

3) usługi kurierskie świadczone w systemie „od drzwi do drzwi” w gwarantowanych terminach, polegające na odbiorze od  Zamawiającego, po zleceniu usługi telefonicznie, a następnie przemieszczeniu i doręczeniu dnia następnego adresatowi w kraju przesyłek zawierających: dokumenty, korespondencje, towary (w rozumieniu Ustawy Prawo Pocztowe).

9. Pokwitowanie przez adresata potwierdzenia odbioru dla przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, Wykonawca będzie doręczał, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia bezpośrednio do Biura podawczego Zamawiającego.

10. Zlecenie na wykonanie usługi kurierskiej będzie zgłaszane telefonicznie przez Zamawiającego pod numerem wskazanym przez Wykonawcę. W razie zaistnienia nagłej potrzeby Zamawiający będzie mógł nadać przesyłki kurierskie w punkcie obsługi właściwym dla Wykonawcy, który znajduje się w odległości nie większej niż 5 km od siedziby Zamawiającego, czynnego w dni robocze dla Zamawiającego w godzinach co najmniej od 8:00 do 18:00.

11. Dowodem nadania przesyłki kurierskiej będzie kopia wypełnionej przez Zamawiającego i podpisanej przez osobę upoważnioną Wykonawcy nalepki adresowej zwierającej potwierdzenie nadania przesyłki z uwzględnianiem daty, godziny i podpisu Wykonawcy.

12. Potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę winno mieć moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki oraz miejsce/jednostkę organizacyjną Wykonawcy  odpowiedzialną za przyjęcie przesyłki.

13. Zamawiający zobowiązuje się do:

1) prawidłowego adresowania przesyłek i paczek poprzez umieszczenie na przesyłkach w sposób  trwały i czytelny informacji identyfikujących adresata i nadawcę, jednocześnie określając rodzaj przesyłki/zwykła, polecona, priorytet, polecona z potwierdzeniem odbioru/na stronie adresowej przesyłki;

2) przygotowania wykazu przesyłek listowych i paczek przeznaczonych do nadania przez Wykonawcę. Przedmiotowy wykaz zawierać będzie dla każdej przesyłki dane zamieszczane przez Zamawiającego – dane adresata, rodzaj przesyłki, dane zamieszczane przez Wykonawcę – wagę i opłatę. Wykaz zostanie sporządzony w dwóch egzemplarzach – po jednym dla każdej ze stron;

3) stosowania druku „potwierdzenia odbioru” od Wykonawcy;

4) umieszczenia na stronie adresowej przesyłki w miejscu przeznaczonym na znak opłaty pocztowej nadruku lub odcisku pieczęci o treści uzgodnionej z Wykonawcą;

5) Zamawiający będzie korzystał ze swojego opakowania przesyłek.

14. Ilość oraz rodzaj przesyłek i usług pocztowych na okres od 2 stycznia 2017 roku do 31 grudnia 2017 roku, jaką Zamawiający zamierza zlecić Wykonawcy, podana w formularzu cenowym (załącznik nr 2) do obliczenia wartości oferty, ma charakter szacunkowy i nie jest  ilością  zobowiązującą Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia.

15. Wykonawca zobowiązuje się do:

1) doręczania przesyłek pocztowych nadanych przez Zamawiającego na całym terenie Rzeczpospolitej Polskiej oraz poza jej granicami, w tym również poza granicami Unii Europejskiej;

2) bezpłatnego udostępnienia Zamawiającemu nakładu druku „potwierdzenie odbioru” dla przesyłek krajowych i zagranicznych. Druki za zwrotnym potwierdzeniem odbioru na podstawie ustawy Ordynacja podatkowa, Kodeks Postępowania Administracyjnego oraz w postępowaniach karnych – Zamawiający zapewni we własnym zakresie;

3) bezpłatnego doręczania Zamawiającemu pokwitowanych przez adresata „potwierdzeń odbioru” przesyłek rejestrowanych, które powinny zawierać czytelny podpis odbiorcy i datę odbioru przesyłki (doręczenie zwrotów przesyłek pocztowych nie doręczonych wraz z wykazem doręczanych zwrotów z podaniem ich numeru rejestrowego nadania, odbywać się będzie przez przedstawiciela Wykonawcy do siedziby Zamawiającego tj. Starostwa Powiatowego w Sochaczewie – Biuro Podawcze, parter budynku);

4) dostarczania pokwitowanych przez adresata – potwierdzeń odbioru przesyłki dla przesyłek pocztowych za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki nie później, niż w ciągu 7 dni roboczych;

5) przedstawiciel Wykonawcy przy doręczaniu przesyłek rejestrowanych zobowiązany jest doręczać je zgodnie z art.37 ustawy Prawo pocztowe;

6) w przypadku nieobecności adresata przedstawiciel Wykonawcy pozostawi zawiadomienie (pierwsze awizo) o próbie doręczenia przesyłki ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę. Termin odbioru przesyłki przez adresata wynosi 7 dni licząc od dnia pozostawienia ww. zawiadomienia. W przypadku niepodjęcia, w tym terminie przesyłki, jest ona awizowana powtórnie poprzez pozostawienie drugiego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż 14 dni licząc od dnia pierwszego zawiadomienia. Po upływie terminu odebrania przesyłka zwracana jest Zamawiającemu z podaniem przyczyny zwrotu;

7) w przypadku uszkodzenia przesyłki pocztowej po jej przyjęciu Wykonawca ma obowiązek ją zabezpieczyć oraz nanieść adnotację z informacją o osobie dokonującej zabezpieczenia;

8) posiadania punktu odbioru przesyłek w odległości nie większej niż 5 km od siedziby Zamawiającego, czynnego w dni robocze dla Zamawiającego w godzinach co najmniej od 8:00 do 18:00. Zamawiający zastrzega, że niniejszy punkt powinien stanowić odrębne pomieszczenie, oznaczone nazwą Wykonawcy oraz zapewniające prawidłowe zabezpieczenie przesyłek, gwarantujące zachowanie tajemnicy pocztowej oraz ochronę danych osobowych powierzonych do przetwarzania Wykonawcy przez Zamawiającego. Wykonawca winien wskazać fizyczny adres takiego punktu w formularzu ofertowym. Zamawiający wymaga, by placówki Wykonawcy wyznaczone do obsługi niedoręczonych pod adres przesyłek listowych (awizowanych) powinny spełniać warunki określone w zapytaniu ofertowym oraz w przepisach powszechnie obowiązującego prawa. Placówki powinny: być czynne we wszystkie dni robocze, z wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy przez co najmniej 6 godzin w każdym z tych dni; w przypadku, gdy znajdują się w lokalu, gdzie prowadzona jest inna działalność, muszą posiadać wyodrębnione stanowisko do obsługi klientów w zakresie usług pocztowych oraz wyznaczonego pracownika posiadającego pieczęć Wykonawcy, być oznakowane w sposób widoczny nazwą lub logo Wykonawcy. Każde stanowisko musi posiadać z widoczną informacją o godzinach pracy w zakresie usług pocztowych oraz musi zapewniać przetwarzanie danych osobowych zgodnie z przepisami właściwymi w zakresie ochrony danych osobowych art.41 ust.1 Prawo pocztowe. Wszystkie placówki pocztowe, w których Wykonawca zapewnia odbiór przesyłek awizowanych, umiejscowione muszą być w lokalizacjach oraz posiadać warunki lokalowe, które w sposób oczywisty nie utrudniają dostępu osobom niepełnosprawnym (bez barier architektonicznych). Placówki wskazane przez Wykonawcę powinny posiadać adres uwzględniający nazwę ulicy wraz z numerem, telefon stacjonarny oraz godziny urzędowania celem ułatwienia bezpośredniego kontaktu Zamawiającego z Wykonawcą;

9) Wykonawca dopuszcza złożenie przesyłek pocztowych przez Zamawiającego, w każdy dzień roboczy dla Zamawiającego do punktu Wykonawcy, o którym mowa powyżej, do godziny 18:00;

10) nadania przesyłek w dniu ich odbioru od Zamawiającego. W przypadku uzasadnionych zastrzeżeń w stosunku do już odebranych przesyłek (np. nieprawidłowe opakowanie, brak pełnego adresu, niezgodność wpisów w dokumentach nadawczych z wpisami na przesyłkach, brak znaków opłaty itp.) Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśnia je z Zamawiającym. Brak możliwości wyjaśnienia zastrzeżeń, o których mowa lub ich usunięcia w dniu odbioru przesyłek od Zamawiającego powoduje, iż nadanie przesyłek przez Wykonawcę nastąpi w dniu następnym lub ich całkowitym usunięciu przez Zamawiającego;

11) przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych;

12) potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowanej wydane przez Wykonawcę winno mieć moc dokumentu urzędowego. Zamawiający wymaga, aby potwierdzenie nadania jednoznacznie określało datę przyjęcia przesyłki, jednostkę organizacyjną Wykonawcy odpowiedzialną za przyjęcie przesyłki;

13) świadczenia usług na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa, tj. w szczególności:

a) ustawie z dnia 23 listopada 2012 roku Prawo pocztowe (Dz. U. z 2017 roku; poz.1481 z późn. zm.);

b) rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 roku, poz.545);

c) międzynarodowych przepisów pocztowych: ratyfikowana umowa międzynarodowa ogłoszona dnia 8 listopada 2007 roku (Dz. U. z 2007 roku, Nr 206, poz.1494), Regulamin Poczty Listowej (Dz. U. z 2007 roku, Nr 108, poz.744), Regulamin dotyczący paczek pocztowych (Dz. U. z 2007 roku, Nr 108, poz.745) w przypadku usług pocztowych w obrocie zagranicznym,

d) ustawie z dnia 16 czerwca 1960 roku Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 roku, poz.22 z późn. zm.).

16. W przypadku nie wykonania lub nienależytego wykonania usług, Zamawiającemu oraz adresatowi przesyłki nadanej przez Zamawiającego przysługiwać będą procedury reklamacyjne określone w Rozporządzeniu Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 roku w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 roku, poz.1468).

17. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca prowadził działalność pocztową zgodnie z ustawą Prawo Pocztowe i posiadał ważny wpis do rejestru operatorów pocztowych Urzędu Komunikacji Elektronicznej.

III. Termin wykonania zamówienia:

Wykonawca obowiązany jest zrealizować przedmiot zamówienia w terminie od dnia 2 stycznia 2018 roku do dnia 31 grudnia 2018 roku.

Informacje o dokumencie:

• Informację wprowawdził(a) do BIP: Góralczyk Ireneusz
• Data udostępnienia w BIP: 2017-12-04
• Informacja zaktualizowana przez: Góralczyk Ireneusz
• Data ostatniej aktualizacji: 2017-12-04 17:49:52
• Liczba odsłon: 934
• wróć do wersji akturalnej
• Historia dokumentu:
  2017-12-04 17:49:52 2017-12-08 13:00:10